비즈니스 영어, 이메일 제목과 인사말 쓰는 방법

 회사 업무를 하다 보면 영문으로 메일을 보내는 경우가 많으실 텐데요. 우리나라 메일 형식과는 다른 부분이 많아서 헷갈리는 경우도 많습니다. 잘못하면 큰 결례를 범할 수도 있죠. 오늘은 영문 레터 제목과 인사말 쓰는 방법을 알아보겠습니다.

 

 

1. 수신인 작성 방법

 받는 사람의 직장 이름, 직책과 주소 등 메일을 받는 수신인에 대한 정보를 정확하게 작성해야 합니다. 즉, 누가 보더라도 수신인을 정확하게 알 수 있도록 받는 사람의 구체적인 정보가 기재되어야 합니다. 수신인 작성란에는 수신인과 참조인, 비밀 참조인도 작성하는데요. 관련 용어는 아래와 같습니다.

 

• 수신인 종류

 TO : 메일을 받는 사람, 답변의 책임이 있는 사람

 CC(Carbon Copy) : 참조인

 Bcc(Blind Carbon Copy) : 비밀 참조, 숨겨진 참조인

2. 제목 작성 방법

 제목은 가장 간단하고, 명확하게 작성되어야 합니다. 즉, 자신의 하고자 하는 내용을 한 문장으로 전달할 수 있도록 축약해서 만듭니다. 주어, 동사를 모두 포함한 절보다는, 간단하게 명사구로 표현하는 것이 가장 좋습니다.

 

• 제목 예시

- [Urgent] The equipment will be down tomorrow

- [Attention] Conference date confirmation

* 괄호[ ]는 중요할 때에만 사용하고 가급적 사용하지 않는 것이 좋습니다.

- Thank you for the construction result

- Confirming the date of arrival

- Questions on the spare part list

- Repair report due date

 

 

 너무 길거나, 메일의 내용을 정확하게 표현하지 못하는 제목은 사용하지 말아야 합니다. 또한, 비즈니스 메일이므로 친구나 가족에게 편하게 쓰는 표현들도 사용해서는 안 됩니다.

 

• 잘못된 예시

- Hello!!

- Could I modify the drawing list?

- Reference made to the previous mail. I would like to inform you again

- Thank you ^-^!

 

3. 인사말 작성 방법

메일 시작은 경칭과 받는 사람의 이름과 성을 구별하여 사용해야 합니다. 인사말 표현 뒤에는 반드시 쉼표(,)를 사용해야 합니다. 

 

• 경칭 표현 예시

* 일반적으로 가장 많이 사용되는 표현으로 Mr, Ms를 씁니다. Mrs, Miss는 사생활 침해로 여겨지기 때문에 사용해서는 안 됩니다.

- Dear Mr. Kim,

- Dear Ms. Alexia,

 

 * Mr., Ms. 대신 직책명(Manager, President etc.)으로 사용해도 됩니다.

- Dear Manager Michaella, 

 

* 친분이 있는 사람에게 사용하는 형식으로 경칭을 생략하고 Dear만 사용하거나, 이름만으로 시작해도 됩니다.

- Dear Lisa,

- Hello Michael,

 

 *받는 사람이 명확하지 않을 때 쓰는 표현이지만, 잘 사용되지는 않습니다.

- To Whom it may concern- Dear [Mr./Ms.]

 

• 잘못된 표현

- Dears

- Dear Ms. Lias(Ms. 다음에 이름이 아닌 성을 써야합니다.)

- To Mr. Adams

- Daer Ladies and Gentlemen

 

 

 영문 레터의 시작인 수신인과 제목 그리고 인사 표현을 알아보았습니다. 위에 알아본 내용까지 작성한 후에는 바로 격식을 갖춘 표현으로 메일 본문을 시작하면 됩니다. 예를 들어, Thank you for your cooperation 같은 표현으로 시작하는 것은 영어권에는 없는 관습입니다. 다음에는 영문 레터의 본문과 맺음말을 작성하는 방법을 알아보겠습니다.

 

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