외국 업체와의 소통은 전화보다는 주로 메일로 하게 되는데요. 그래서 영문 레터 작성법을 제대로 아는 것은 필수 역량이 되었습니다. 지난 시간에는 이메일 제목과 인사말 작성법에 대해서 알아봤는데요. 오늘은 본문과 맺음말 작성 방법에 대해서 알아보겠습니다.
비지니스 영어, 이메일 제목과 인사말 쓰는 방법
회사 업무를 하다 보면 영문으로 메일을 보내는 경우가 많으실 텐데요. 우리나라 메일 형식과는 다른 부분이 많아서 헷갈리는 경우도 많습니다. 잘못하면 큰 결례를 범할 수도 있죠. 오늘은 영
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1. 본문 작성 방법
우리나라에서는 주로 메일 앞에 "업무에 수고가 많으십니다", "항상 원활한 업무 협조 감사드립니다", "귀사의 무궁한 발전을 기원합니다" 등의 인사말을 붙이는 게 관행입니다. 바로 본론으로 들어가면 왜인지 무례해 보이기 때문입니다. 하지만 영문 레터를 작성할 때에는 매너 있는 문장으로 바로 본론으로 들어가도 실례가 되지 않습니다.
• 본문 시작 예시
- Reference is made to the letter from the Buyer (공식 Letter, 공문에 사용)
- In respect of the product we mentioned
- As previously confirmed, on October 2nd.
- I am writing to inform you about the conference.
• 피해야 할 본문 시작 표현(틀리진 않지만...)
- Hello!
- How are you today?
- Good day.
본문은 자신이 전하고자 하는 내용을 간결하고, 명확하게 전달될 수 있도록 작성해야 합니다. 문장을 너무 길게 쓰지 않고, 적절한 길이로 끊어서 작성합니다. 어려운 표현을 사용을 지양하고, 일반적으로 사용하는 단어를 사용합니다. 전달하고자 하는 주제와 관련 없는 내용을 작성하지 않습니다.
2. 맺음말 작성 방법
메일 끝에는 우호적인 말로 끝맺음하는 것이 좋습니다. 또한, 인사말과 마찬가지로 수신자에 따라서 구분해서 쓰는 맺음말 표현이 있으니, 주의해야 합니다.
• 끝맺음 문장 예시
- I look forward to your reply as soon as possible.
- If you have any questions, don't hesitate to contact me.
- Thank you in advance for your kind decision.
- Your timely reply will be appreciated.
- We hope to hear from you promptly.
• 맺음말 예시
* 적용 범위가 넓은 맺음말.
- Sincerely,
- Best regards,
- Sincerely yours,
* 친한 상대일 경우
- Best,
- Your,
- Warmly,
* 공식 문서
- Respectfully,
- Respectfully yours,
우호적인 끝맺음 문장과 맺음말을 함께 사용하면 됩니다. 그리고 한가지, 맺음말 뒤에 쉼표(,)를 반드시 넣어주어야 합니다.
3. 서명 작성 방법
서명에는 회사, 이름, 직급, 부서, 메일 주소, 전화번호 등의 정보가 담겨야 합니다. 메일 작성 때마다 작성하는 건 불필요한 시간 낭비이므로, 서식에 저장해두고 사용하는 것이 좋습니다.
• 서명 예시
Kim Muscle, Senior manager
Protein Product Development
HM Food & Beverage Co., LTD
Phone : ○△□
E-mail : happymuscle@hm.co.kr
서명에는 자신의 정보를 명확하게 작성하는 것이 좋습니다. 하지만 개인 휴대전화 번호 등 개인 정보는 회사 번호가 기재되어 있다면 제외해도 됩니다.
여기까지 영어 이메일 작성 방법에 대해서 알아봤는데요. 가장 빠르게 영어 이메일 작성 실력을 향상 시킬 수 있는 방법은 계속 많이 써보는 것입니다. 작성할 때, 다른 선배들이 작성한 이메일을 참고하는 것도 좋습니다. 요즘은 구글, 다음 검색을 통해서도 좋은 문장으로 잘 쓰여진 메일을 구할 수 있으니, 참고해보세요!
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